Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — «Политика») разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных пользователей информационной системы «OXPA.PRO».

Использование сервисов OXPA.PRO (веб-сайт, мессенджер-боты, мобильное мини-приложение) означает, что пользователь ознакомлен с настоящей Политикой. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от настоящей Политики и иных документов — отдельным документом «Согласие на обработку персональных данных» (oxpa.pro/consent) и отдельным действием пользователя (ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»). Использование сервисов само по себе согласием на обработку персональных данных не является.

Базовый принцип Оператора: «OXPA — шлюз, не сейф». Персональные данные хранятся у государства (государственные реестры, ЕСИА) и у работодателя-ЧОПа (учётная система 1С). CRM OXPA.PRO хранит только минимум данных, необходимый для операционной работы, и не дублирует учётные функции работодателя и государства.

2. Оператор персональных данных

Оператором персональных данных является:

Оператор является оператором персональных данных и исполняет обязанности, предусмотренные статьёй 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в том числе обязанность уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

Контактный адрес для вопросов по обработке персональных данных: info@oxpa.pro

3. Перечень обрабатываемых данных

При использовании сервисов OXPA.PRO (веб-сайт, Telegram-бот, MAX-бот, мини-приложение) обрабатываются следующие категории персональных данных:

• Сотрудники: фамилия, имя, отчество; номер телефона; адрес электронной почты; фотография (биометрические персональные данные — только при наличии отдельного согласия, см. раздел 6); сведения об удостоверении частного охранника (УЧО): номер, разряд, срок действия; дата окончания срока медицинского осмотра (без медицинских данных); данные о трудовой деятельности (смены, объекты, должность, ставка оплаты труда) — в рамках исполнения трудового договора
• Кандидаты на вакансии: фамилия, имя, отчество; номер телефона; адрес электронной почты; источник отклика; сведения об УЧО (наличие, разряд, номер, срок действия)
• Документы сотрудников: только реестр метаданных — тип документа, срок действия, факт проверки. Скан-копии документов не хранятся
• Учёт оружия (КХО): тип, модель, калибр, статус и внутренний идентификатор единицы оружия, текущий ответственный сотрудник. Серийные и инвентаризационные номера не хранятся (учёт по номерам ведёт работодатель-ЧОП в системе 1С)
• Идентификаторы мессенджеров (Telegram chat_id/user_id, MAX user_id) и имя пользователя (@username) в мессенджерах
• Геолокация сотрудников — исключительно для целей оперативного дежурства; история хранится 7 (семь) дней, после чего автоматически удаляется
• Технические данные (IP-адрес, cookie-файлы, тип браузера) — при посещении веб-сайта; IP-адрес также фиксируется в аудит-логах в целях безопасности информационной системы (ст. 18.1 ФЗ-152)

Данные контрагентов — юридических лиц и сведения общедоступных реестров (ЕГРЮЛ, реестр Росгвардии) персональными данными не являются. По контрагентам — индивидуальным предпринимателям ИНН и номер телефона маскируются в интерфейсах API.

4. Данные, которые мы не храним

В соответствии с принципом минимизации (ст. 5 ч. 2 ФЗ-152) OXPA.PRO не хранит:

• дату рождения сотрудников;
• адрес регистрации;
• рост, вес, размеры одежды и обуви;
• даты прохождения медицинских осмотров и медицинские данные;
• номер личной карточки работника;
• скан-копии любых документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, медицинские справки и иные);
• серийные и инвентаризационные номера оружия, номера и сроки разрешений на оружие (РОХа).

Перечисленные сведения находятся у работодателя (ЧОП) в учётной системе 1С и в государственных реестрах. CRM OXPA.PRO не дублирует этот учёт.

Анкеты личной (VIP) охраны через сервисы OXPA.PRO не собираются: направление выведено из CRM.

5. Цели обработки персональных данных

• Идентификация и аутентификация сотрудника в корпоративной CRM-системе OXPA.PRO
• Исполнение трудового договора и ведение кадрового учёта
• Рассмотрение откликов кандидатов на вакансии
• Рассылка уведомлений о сменах, проверках, инцидентах и начислениях
• Приём отчётов о сдаче/приёме смен через мессенджер-ботов
• Проведение дистанционных инспекций объектов охраны
• Обеспечение оперативной связи сотрудника с дежурным, в том числе оперативное дежурство с использованием геолокации
• Расчёт заработной платы, формирование расчётных листков
• Контроль сроков действия документов и удостоверений (реестр метаданных)
• Учёт выдачи оружия на смену (по модели и внутреннему идентификатору)
• Статистический анализ посещаемости веб-сайта (Яндекс Метрика)
• Обеспечение безопасности охраняемых объектов и информационной системы

6. Правовые основания обработки

Обработка персональных данных осуществляется на основании:

• Согласия субъекта персональных данных (ст. 6, ч. 1, п. 1 Федерального закона № 152-ФЗ), оформленного отдельно от иных документов (ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ)
• Исполнения обязанностей, возложенных на Оператора законодательством РФ (ст. 6, ч. 1, п. 2 ФЗ-152), в том числе Закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности»
• Исполнения трудового договора, стороной которого является субъект (ст. 6, ч. 1, п. 5 ФЗ-152)
• Законных интересов Оператора в сфере обеспечения безопасности охраняемых объектов (ст. 6, ч. 1, п. 7 ФЗ-152)
• Отдельного согласия субъекта на обработку биометрических персональных данных (ст. 11 ФЗ-152) — для фотографий сотрудников; согласие оформляется отдельным действием (отметка в карточке сотрудника)

Оператор является оператором персональных данных и исполняет обязанности, предусмотренные ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, в том числе обязанность уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор).

7. Сроки хранения данных

• Данные сотрудников: в течение действия трудовых отношений и 3 (трёх) лет после их прекращения, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации
• Геолокация сотрудников: 7 (семь) дней, далее — автоматическое удаление
• Кандидаты, получившие отказ: автоматическое удаление через 6 (шесть) месяцев после отказа (ст. 5 ч. 2 ФЗ-152)
• Данные при прекращении доступа: сохраняются в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты прекращения доступа с возможностью выгрузки, после чего удаляются или обезличиваются, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации
• Лог согласий (реестр согласий на обработку персональных данных): в течение срока действия согласия и срока хранения соответствующих данных — как доказательство получения согласия

8. Хранение и защита данных

Персональные данные хранятся на защищённых серверах на территории Российской Федерации.

Оператор принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа:

• Шифрование передачи данных (TLS/HTTPS)
• Ролевая модель доступа и изоляция данных на уровне базы данных (Row Level Security)
• Аутентификация по электронной почте и паролю (JWT)
• Разграничение доступа по ролям (администратор, HR-менеджер, охранник, клиент)
• Фотографии сотрудников хранятся в приватном хранилище; доступ — только по подписанным ссылкам (signed URL) с ограниченным сроком действия
• Фиксация действий пользователей в аудит-логах
• Регулярное резервное копирование данных

Перечисленные меры направлены на защиту данных, однако Оператор не гарантирует их сохранность: значимые данные рекомендуется хранить в собственных резервных копиях. Резервное копирование данных — обязанность пользователя.

9. Передача данных третьим лицам

Персональные данные не передаются третьим лицам в коммерческих целях.

Для функционирования информационной системы используются следующие технические сервисы (обработчики данных):

• Telegram — передача сообщений через Telegram Bot API
• MAX (max.ru) — передача сообщений через MAX Bot API
• Supabase — хранение данных (PostgreSQL, Auth, Storage)
• Яндекс Метрика — статистический анализ посещаемости (обезличенные данные)
• ООО «Яндекс» (YandexGPT, Yandex SpeechKit) — обработка текстовых и голосовых запросов пользователей в AI-функциях сервиса; обработка осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных и поручения Оператора (152-ФЗ) политика конфиденциальности Яндекса

Указанные сервисы используются на условиях их собственных политик конфиденциальности в качестве обработчиков данных по поручению Оператора.

Заявки, оставленные через формы заказа услуг партнёров (сертификация, лицензирование, обучение, охранные услуги), по поручению и в интересах субъекта передаются партнёрам-исполнителям соответствующей услуги — только при наличии отдельного согласия субъекта, выраженного в форме заявки. Состав передаваемых данных ограничивается указанными в форме (имя, контакт, суть запроса). Партнёры-исполнители обрабатывают полученные данные как самостоятельные операторы в рамках своих политик обработки персональных данных.

10. Cookies и аналитика

Веб-сайт OXPA.PRO использует файлы cookie и счётчик Яндекс Метрика для сбора обезличенной статистики о посещаемости. Собираемые данные:

• Тип и версия браузера
• Операционная система
• Источник перехода (реферер)
• Страницы просмотра и время на сайте
• IP-адрес (в обезличенном виде)

Вы можете отключить использование cookies в настройках вашего браузера. Это не повлияет на основную функциональность сайта.

11. Права субъекта персональных данных

В соответствии с 152-ФЗ вы имеете право:

• Получить информацию об обрабатываемых персональных данных (запрос на info@oxpa.pro)
• Требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они являются неполными, устаревшими или недостоверными
• Отозвать согласие на обработку персональных данных в любой момент
• Обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзоре или в судебном порядке
• Получить информацию о передаче персональных данных третьим лицам

12. Порядок отзыва согласия

Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано следующими способами:

• Отправив команду /stop в Telegram-бот или MAX-бот OXPA.PRO
• Направив письменное заявление на адрес электронной почты info@oxpa.pro
• Направив письменное заявление по юридическому адресу Оператора

После отзыва согласия Оператор прекращает обработку персональных данных и уничтожает их в срок не более 30 (тридцати) рабочих дней, за исключением случаев, когда обработка может быть продолжена в соответствии с законодательством.

После отзыва согласия доступ к функциям бота и личному кабинету будет ограничен.

13. Согласие через мессенджер-ботов и веб-формы

При первом запуске бота OXPA.PRO в Telegram или MAX пользователю предлагается отдельным действием — нажатием отдельной кнопки «✅ Принимаю и согласен» — дать согласие на обработку персональных данных в соответствии с отдельным документом «Согласие на обработку персональных данных» (oxpa.pro/consent). Такое согласие не включается в текст иных документов и не предоставляется по умолчанию. Аналогичное отдельное согласие запрашивается при отправке веб-форм на сайте и при регистрации — отдельной, изначально не проставленной отметкой.

Факт согласия фиксируется в реестре согласий Оператора с указанием даты, времени и версии документа «Согласие на обработку персональных данных», в соответствии с которым было дано согласие.

14. Изменение Политики

Оператор оставляет за собой право вносить изменения в настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её размещения по адресу oxpa.pro/privacy.

При существенных изменениях пользователи будут уведомлены через мессенджер-бот и/или по электронной почте с предложением повторного согласия. Изменение Политики не изменяет объём согласия, ранее данного пользователем; согласие оформляется отдельным действием (раздел 13).